Procès-verbal de copropriété publié en ligne : demander l’occultation de vos données

Un procès-verbal d’assemblée générale de copropriété peut contenir votre nom, le détail d’un vote ou des informations sur votre situation de copropriétaire. Si ce document est accessible sur un site public ou indexé par un moteur de recherche, vous pouvez demander que vos données personnelles soient retirées, masquées ou rendues moins accessibles. La démarche dépend toutefois de l’endroit où le document est diffusé et de la raison pour laquelle il est conservé. La suppression complète n’est donc pas automatique.

Commencez par repérer la page d’origine et déterminer si elle est ouverte à tous ou réservée aux copropriétaires dans un espace sécurisé. Notez l’adresse exacte de la page, le titre du document et les informations qui vous concernent. Conservez une copie ou une capture d’écran pour documenter la situation, en évitant de diffuser à votre tour des données relatives à d’autres personnes. Si le fichier est accessible sans authentification, vous pouvez aussi vérifier si un moteur de recherche l’affiche lorsqu’on saisit votre nom. Cette distinction est utile : une page accessible sur Internet et un résultat de recherche relèvent de démarches différentes.

Adressez ensuite une demande écrite au syndic ou à l’organisme qui met le document en ligne. Le responsable du traitement est généralement le syndicat des copropriétaires, représenté par le syndic ; la notice de confidentialité du site peut préciser les rôles de chacun. Décrivez le document et les passages concernés, puis demandez une mesure adaptée : occultation de votre nom ou d’une mention personnelle, restriction de l’accès au document, remplacement d’une version publiée par erreur, voire suppression si elle est justifiée. Une demande ciblée peut être préférable au retrait intégral d’un procès-verbal, qui peut devoir être conservé ou communiqué pour des motifs liés à la gestion de la copropriété.

Vous pouvez invoquer le droit à l’effacement prévu par le RGPD, mais il ne donne pas droit à la suppression de toute donnée dans tous les cas. Le syndic peut devoir conserver certains documents ou certaines informations pour respecter une obligation légale, assurer la gestion de la copropriété ou établir les droits des personnes concernées. En revanche, la conservation d’un document ne justifie pas nécessairement sa publication sans restriction sur un site ouvert au public. Vous pouvez donc demander au responsable de traitement d’expliquer la base juridique de la diffusion et de limiter les données au nécessaire. Si le procès-verbal contient une erreur, demandez aussi sa rectification, en distinguant la correction du document officiel de l’occultation de données personnelles.

Indiquez dans votre courrier les URL concernées, les passages à traiter, la mesure souhaitée et les raisons de votre demande. Joignez uniquement les pièces justificatives utiles : par exemple une capture d’écran ou un justificatif permettant de vérifier votre identité si le responsable en a besoin. N’envoyez pas spontanément une copie complète d’un document d’identité si une vérification moins intrusive suffit ; si une copie est nécessaire, limitez les informations qui ne servent pas à cette vérification. Le responsable doit en principe répondre dans un délai d’un mois. Il peut prolonger ce délai de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes, mais doit vous en informer et expliquer ce report.

Si le document est retiré ou occulté à la source, mais que Google ou un autre moteur affiche encore son ancienne adresse ou un extrait, vous pouvez demander l’actualisation ou le déréférencement du résultat. Le déréférencement limite l’apparition d’une page dans certaines recherches ; il ne supprime pas le document du site d’origine. Si votre demande auprès du responsable de traitement reste sans réponse ou reçoit une réponse insatisfaisante, vous pouvez saisir la CNIL en joignant votre échange et les éléments utiles. La CNIL examine les circonstances, sans garantir une suppression. Distinguer conservation, accès public et référencement permet de demander une mesure proportionnée et de suivre chaque étape auprès du bon interlocuteur.